我市三水區(qū)財政局近幾年在檔案管理方面取得了一定的成績。該局于2000年被佛山市檔案館評為“廣東省特級檔案綜合管理單位”，2003年被三水區(qū)檔案執(zhí)法檢查組評為“三水區(qū)檔案執(zhí)法檢查成績優(yōu)秀單位”，今年被三水區(qū)檔案局評為2003年度文件材料歸檔年檢優(yōu)秀單位*名。該局積極探索在新的形勢下如何深入抓好立卷歸檔工作，并取得了一定的成效，他們的基本做法是：

　　一、建工作組。成立檔案工作組，由局黨組副書記擔任組長，辦公室主任擔任副組長，成員由辦公室副主任、檔案員以及各股室一名兼職檔案管理員組成，大大加強了檔案工作的領導，形成了以本局檔案室為中心的檔案管理網(wǎng)絡，為檔案工作的順利進行打下了扎實的基礎。檔案工作組負責指導本局所有檔案管理工作，包括文書、會計、音像、基建及其它業(yè)務檔案，監(jiān)督檔案室立卷、歸檔、鑒定、銷毀工作的貫徹執(zhí)行。

　　二、齊抓共管。為使各股室重視并主動做好檔案的綜合管理工作，檔案工作組與各股室簽訂《檔案管理責任書》，規(guī)定各股室設立一名兼職檔案員，負責把好該股室的文件收集、管理關，要求在整理歸檔文件材料過程中，認真檢查材料的文件號順序是否正確、正文與底稿是否齊全，做到檔案材料的接收移交有登記，并將本股室的檔案實體和電子文檔都統(tǒng)一上交給檔案室管理，真正做到“統(tǒng)一收集、統(tǒng)一分類管理、統(tǒng)一立卷、統(tǒng)一歸檔”四個統(tǒng)一，確保檔案資料的準確、完整。

　　三、隊伍建設。該局十分注意檔案人員業(yè)務知識的學習和培訓，多次選派了專（兼）職檔案員參加省檔案館和佛山市、區(qū)檔案局舉辦的檔案業(yè)務知識培訓班，目前，該局共有3人持有檔案員上崗證。平時，注重新老交替，培養(yǎng)好接班人，新檔案員在老檔案員的帶領和指導下邊工作邊學習，以縮短檔案管理的磨合期。定期組織有關人員到文書檔案綜合管理已升省特級的單位如佛山市財政局、*人民銀行三水支行等參觀學習。通過培訓學習，使專（兼）職檔案人員進一步提高了對《檔案法》和檔案管理的認識，熟悉和掌握了各種門類檔案的收集、整理、立卷、歸檔要領和程序，為搞好檔案綜合管理打下良好的基礎。
　　四、納入考核。由于檔案工作面廣量大，僅靠檔案室是遠遠不夠的，需要靠全局各股室支持、配合和參與。局評審小組在進行了大量調(diào)研的基礎上，于2004年4月聯(lián)合制發(fā)了《三水區(qū)財政系統(tǒng)獎勵制度》（以下簡稱《獎勵制度》）。其中，《獎勵制度》的“先進股室獎”對“檔案管理”方面作了明確的規(guī)定：一是跨年度歸檔文件交回檔案室少1份，扣0.5分。二是按《檔案管理辦法》規(guī)定，分門別類裝訂和整理文件、會計等資料檔案，零散且雜亂無章的，每次扣3分，由辦公室考核。三是股室要在3月份前向檔案室上交上年度文書檔案，檔案室要在6月份前完成上年度文書檔案立卷歸檔工作，遲一個月扣1分，因其他股室責任造成不按時立卷的，不扣分。四是做好三密文件的保管和利用工作，遺失1份密件扣0.5分。把立卷歸檔納入股室考核是一種約束，也是一種檢查，抓到了點子上，是檔案工作抓基層、打基礎、保質(zhì)量、上臺階的一項實實在在的重要措施，它觸及到了檔案工作的神經(jīng)末梢。無論股室，還是檔案室都非常重視，把它作為一項重要工作來抓，以往要三催四請股室才遲遲上交文書資料，又或者是把算盤、爛鞋、爛書等亂七八糟的東西統(tǒng)統(tǒng)運上檔案室，把檔案室當成了“垃圾房”的現(xiàn)象已一去不再復返，檔案工作得到領導的重視，同事的支持，開展起來也十分順暢。

　　五、規(guī)范案卷質(zhì)量。今年，由于全區(qū)實行文件材料歸檔方法改革，該局嚴格按照*檔案局制定的《歸檔文件整理規(guī)則》和省、市檔案局關于文件材料歸檔方法改革的文件要求，用新的立卷方法進行歸檔，做到案卷編號和卷內(nèi)文件排列符合要求，擬寫案卷標題確切，案卷封面書寫準確，字跡清晰、美觀，規(guī)格、樣式、目錄符合規(guī)定要求，而且做到檔案裝具規(guī)格統(tǒng)一，箱柜排列整齊，案卷上架排列符合要求，確保了案卷質(zhì)量。現(xiàn)在，該局合計各門類檔案共3945卷，其中保存的文書檔案共有394卷（其中永久、長期合編271卷；短期123卷）；基建檔案30卷；已故人員檔案３卷；設備儀器檔案3卷；會計檔案1049卷。

　　六、加強檔案信息管理。緊緊抓住在線利用、實時查詢、自由檢索等環(huán)節(jié)，實現(xiàn)兩個轉(zhuǎn)變，*限度地挖掘檔案資源，整合檔案信息資本，增強了檔案資源服務實戰(zhàn)的功能。一是由“手工操作”向“電子檢索”轉(zhuǎn)變。強化實時登記，實現(xiàn)同步化利用。從辦文源頭著手，把收文、發(fā)文、報表、簡報、調(diào)查報告等登記從人工抄寫全部轉(zhuǎn)為網(wǎng)上實時登記，保證了文件登記上網(wǎng)后，馬上就可以在網(wǎng)上查詢、檢索，使檔案信息資源在*時間內(nèi)得到利用，且同一條信息可以同時提供多人查詢使用，實現(xiàn)了資源共享目標，極大提高了利用效率。二是由“常規(guī)”向“創(chuàng)新”轉(zhuǎn)變。過去的手工檢索已經(jīng)不能滿足時代的需要，為了使該局有價值的資料更好地得到保存，便于股室查找，除了繼續(xù)采取傳統(tǒng)的檔案管理模式－－紙質(zhì)文件歸檔外，還對每年的文件、工作總結、簡報等資料分別采取了兩種保存方式:①拷貝成光盤保存。好處是光盤容量大，體積小，壽命長，查檔者可隨時在光盤里檢索、閱讀、打印、調(diào)出等。②保存在網(wǎng)絡服務器。好處是可以通過全局任何一臺計算機直接查詢閱讀電子檔案，實現(xiàn)零距離利用，開通網(wǎng)上24小時查詢檢索和瀏覽服務，對非涉密文件進行全文檢索。通過實施這兩個轉(zhuǎn)變，使查詢文件變得方便快捷，查全率、檢準率達*，徹底改變了以往跑檔案室手工檢索調(diào)檔的模式，減輕了檔案員在檔案室文山柜海中苦苦尋覓的工作壓力，能高效、快速、全面地從“浩如煙?！钡臋n案信息中檢索出利用者所要的檔案信息，并縮小檔案的存儲空間，擴展存儲能力，提高了該局檔案管理效率和管理水平，實現(xiàn)了檔案利用的零距離服務，開辟了一條科學利用檔案信息的新路子。