用Word編輯文檔,有時(shí)會遇到長達(dá)幾十頁,甚至上百頁的超長文檔,在以往的Word版本中,瀏覽這種超長的文檔很麻煩,要查看特定的內(nèi)容,必須雙眼盯住屏幕,然后不斷滾動鼠標(biāo)滾輪,或者拖動編輯窗口上的垂直滾動條查閱,用關(guān)鍵字定位或用鍵盤上的翻頁鍵查找,既不方便,也不精確,有時(shí)為了查找文檔中的特定內(nèi)容,會浪費(fèi)了很多時(shí)間。隨著Word2010的到來,這一切都將得到改觀,Word2010新增的"導(dǎo)航窗格"會為你精確"導(dǎo)航"。

打開"導(dǎo)航"窗格

運(yùn)行Word2010,打開一份超長文檔,單擊菜單欄上的"視圖"按鈕,切換到"視圖"功能區(qū),勾選"顯示"欄中的"導(dǎo)航窗格",即可在Word2010編輯窗口的左側(cè)打開"導(dǎo)航窗格"

文檔輕松"導(dǎo)航"

Word2010新增的文檔導(dǎo)航功能的導(dǎo)航方式有四種:標(biāo)題導(dǎo)航、頁面導(dǎo)航、關(guān)鍵字(詞)導(dǎo)航和特定對象導(dǎo)航,讓你輕松查找、定位到想查閱的段落或特定的對象。

1、文檔標(biāo)題導(dǎo)航

文檔標(biāo)題導(dǎo)航是簡單的導(dǎo)航方式,使用方法也簡單,打開"導(dǎo)航"窗格后,單擊"瀏覽你的文檔中的標(biāo)題"按鈕,將文檔導(dǎo)航方式切換到"文檔標(biāo)題導(dǎo)航",Word2010會對文檔進(jìn)行智能分析,并將文檔標(biāo)題在"導(dǎo)航"窗格中列出,只要單擊標(biāo)題,就會自動定位到相關(guān)段落。

小提示:文檔標(biāo)題導(dǎo)航有先決條件,打開的超長文檔必須事先設(shè)置有標(biāo)題。如果沒有設(shè)置標(biāo)題,就無法用文檔標(biāo)題進(jìn)行導(dǎo)航,而如果文檔事先設(shè)置了多級標(biāo)題,導(dǎo)航效果會更好,更精確。

2、文檔頁面導(dǎo)航

用Word編輯文檔會自動分頁,文檔頁面導(dǎo)航就是根據(jù)Word文檔的默認(rèn)分頁進(jìn)行導(dǎo)航的,單擊"導(dǎo)航"窗格上的"瀏覽你的文檔中的頁面"按鈕,將文檔導(dǎo)航方式切換到"文檔頁面導(dǎo)航",Word2010會在"導(dǎo)航"窗格上以縮略圖形式列出文檔分頁,可要單擊分頁縮略圖,就可以定位到相關(guān)頁面查閱。

3、關(guān)鍵字(詞)導(dǎo)航

除了通過文檔標(biāo)題和頁面進(jìn)行導(dǎo)航,Word2010還可以通過關(guān)鍵(詞)導(dǎo)航,單擊"導(dǎo)航"窗格上的"瀏覽你當(dāng)前搜索的結(jié)果"按鈕,然后在文本框中輸入關(guān)鍵(詞),"導(dǎo)航"窗格上就會列出包含關(guān)鍵字(詞)的導(dǎo)航鏈接,單擊這些導(dǎo)航鏈接,就可以快速定位到文檔的相關(guān)位置。

4、特定對象導(dǎo)航

一篇完整的文檔,往往包含有圖形、表格、公式、批注等對象,Word2010的導(dǎo)航功能可以快速查找文檔中的這些特定對象。單擊搜索框右側(cè)放大鏡后面的"▼",選擇"查找"欄中的相關(guān)選項(xiàng),就可以快速查找文檔中的圖形、表格、公式和批注

Word2010提供的四種導(dǎo)航方式都有優(yōu)缺點(diǎn),標(biāo)題導(dǎo)航很實(shí)用,但是事先必須設(shè)置好文檔的各級標(biāo)題才能使用;頁面導(dǎo)航很便捷,但是精確度不高,只能定位到相關(guān)頁面,要查找特定內(nèi)容還是不方便;關(guān)鍵字(詞)導(dǎo)航和特定對象導(dǎo)航比較精確,但如果文檔中同一關(guān)鍵字(詞)很多,或者同一對象很多,就要進(jìn)行"二次查找"。如果能根據(jù)自己的實(shí)際需要,將幾種導(dǎo)航方式結(jié)合起來使用,導(dǎo)航效果會更佳。

盡管Word2010新增的文檔導(dǎo)航功能還不夠盡善盡美,但是還是為大家瀏覽長文檔帶來了方便,如果你經(jīng)常被一些超長的文檔搞得焦頭爛額,可以讓W(xué)ord2010為你精確"導(dǎo)航",快速查閱特定的段落、頁面、文字和對象。