隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,信息化管理逐漸成為各個(gè)企業(yè)的重要管理手段。辦公自動(dòng)化對(duì)于提高工作效率和工作質(zhì)量以及廣泛的利用社會(huì)各種信息資源具有重要的作用,已成為事業(yè)單位進(jìn)行管理工作的重要手段和內(nèi)容,特別是對(duì)于事業(yè)單位管理工作效率的提升,辦公自動(dòng)化可謂是發(fā)揮了不可替代的作用。文章基于事業(yè)單位管理工作效率的提升,對(duì)辦公自動(dòng)化建設(shè)和應(yīng)用的意義進(jìn)行了探討。

1.有利于事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化和一體化

檔案是眾多企事業(yè)單位、機(jī)構(gòu)和組織等在社會(huì)活動(dòng)中形成文字、視頻、圖像以及其他信息的原始記錄,也可作為歷史的真實(shí)記載,因此,檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展具有特殊的意義。檔案管理工作主要任務(wù)是對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、檢定、儲(chǔ)存、檢索等,而自動(dòng)化辦公使檔案記載、保存形式等先進(jìn)和豐富起來,將自動(dòng)化辦公融入事業(yè)單位的檔案管理中,檔案管理人員能夠充分運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和軟件,對(duì)資料進(jìn)行準(zhǔn)確、快速、自動(dòng)化的管理,并保證檔案信息的真實(shí)性、可靠性和安全性;另外,在傳統(tǒng)的檔案管理工作中,檔案資料的處理和管理是兩個(gè)獨(dú)立的環(huán)節(jié),分工明確,一般由不同的工作人員進(jìn)行檔案的處理和管理,但是隨著自動(dòng)化辦公的引入,事業(yè)單位逐漸轉(zhuǎn)變了管理觀念,在管理方式上逐漸走向統(tǒng)一,不再將檔案管理工作看作是一項(xiàng)獨(dú)立的工作,而是一項(xiàng)將單位文件管理工作和檔案管理工作融為一體的綜合性工作,將檔案管理過程看作是工作人員加工信息的全過程?？傊?自動(dòng)化辦公對(duì)于事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自動(dòng)化和一體化具有重要的意義。

2.能夠加快事業(yè)單位信息化管理進(jìn)程

辦公自動(dòng)化是一項(xiàng)服務(wù)于某種目標(biāo)的系統(tǒng),它主要是通過計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)等發(fā)展起來的,可以說,沒有信息化,也就不會(huì)有現(xiàn)代化,因此,廣大事業(yè)單位想要實(shí)現(xiàn)信息化和現(xiàn)代化,必須將建立信息化辦公模式作為一項(xiàng)重要的工程,不斷將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等應(yīng)用到辦公當(dāng)中,使單位的各項(xiàng)管理工作通過計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)辦公來完成,這對(duì)于簡(jiǎn)化管理工作程序、提高工作效率有著積極的意義。與此同時(shí),事業(yè)單位也必須認(rèn)識(shí)到,信息化建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜且系統(tǒng)的過程,不能一蹴而就,它不僅涉及到計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)等,還涉及到管理*、行為*、工程*、系統(tǒng)*等,特別是辦公自動(dòng)化系統(tǒng),它在信息化管理系統(tǒng)中的地位非常重要。對(duì)于事業(yè)單位的信息化管理系統(tǒng)來說,有針對(duì)性的對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)劃和設(shè)計(jì)并科學(xué)應(yīng)用于辦公業(yè)務(wù)中,不僅能夠確保信息傳遞的真實(shí)性、快捷性和安全性,還能夠使信息化管理系統(tǒng)的功能作用不斷擴(kuò)展和延伸,使其充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息化的作用,加快了信息化管理進(jìn)程。