隨著計算機技術和網絡技術的發(fā)展,信息化管理逐漸成為各個企業(yè)的重要管理手段。辦公自動化對于提高工作效率和工作質量以及廣泛的利用社會各種信息資源具有重要的作用,已成為事業(yè)單位進行管理工作的重要手段和內容,特別是對于事業(yè)單位管理工作效率的提升,辦公自動化可謂是發(fā)揮了不可替代的作用。文章基于事業(yè)單位管理工作效率的提升,對辦公自動化建設和應用的意義進行了探討。

1.有利于事業(yè)單位實現檔案管理的自動化和一體化

檔案是眾多企事業(yè)單位、機構和組織等在社會活動中形成文字、視頻、圖像以及其他信息的原始記錄,也可作為歷史的真實記載,因此,檔案管理工作對于事業(yè)單位的發(fā)展具有特殊的意義。檔案管理工作主要任務是對檔案進行收集、整理、檢定、儲存、檢索等,而自動化辦公使檔案記載、保存形式等先進和豐富起來,將自動化辦公融入事業(yè)單位的檔案管理中,檔案管理人員能夠充分運用辦公自動化系統(tǒng)和軟件,對資料進行準確、快速、自動化的管理,并保證檔案信息的真實性、可靠性和安全性;另外,在傳統(tǒng)的檔案管理工作中,檔案資料的處理和管理是兩個獨立的環(huán)節(jié),分工明確,一般由不同的工作人員進行檔案的處理和管理,但是隨著自動化辦公的引入,事業(yè)單位逐漸轉變了管理觀念,在管理方式上逐漸走向統(tǒng)一,不再將檔案管理工作看作是一項獨立的工作,而是一項將單位文件管理工作和檔案管理工作融為一體的綜合性工作,將檔案管理過程看作是工作人員加工信息的全過程。總之,自動化辦公對于事業(yè)單位實現檔案管理工作的自動化和一體化具有重要的意義。

2.能夠加快事業(yè)單位信息化管理進程

辦公自動化是一項服務于某種目標的系統(tǒng),它主要是通過計算機技術、通信技術等發(fā)展起來的,可以說,沒有信息化,也就不會有現代化,因此,廣大事業(yè)單位想要實現信息化和現代化,必須將建立信息化辦公模式作為一項重要的工程,不斷將計算機技術、通信技術和網絡技術等應用到辦公當中,使單位的各項管理工作通過計算機技術、通信技術以及網絡技術辦公來完成,這對于簡化管理工作程序、提高工作效率有著積極的意義。與此同時,事業(yè)單位也必須認識到,信息化建設是一個復雜且系統(tǒng)的過程,不能一蹴而就,它不僅涉及到計算機技術、網絡技術、通信技術等,還涉及到管理*、行為*、工程*、系統(tǒng)*等,特別是辦公自動化系統(tǒng),它在信息化管理系統(tǒng)中的地位非常重要。對于事業(yè)單位的信息化管理系統(tǒng)來說,有針對性的對辦公自動化系統(tǒng)進行規(guī)劃和設計并科學應用于辦公業(yè)務中,不僅能夠確保信息傳遞的真實性、快捷性和安全性,還能夠使信息化管理系統(tǒng)的功能作用不斷擴展和延伸,使其充分發(fā)揮網絡信息化的作用,加快了信息化管理進程。