主題詞：ISO9000質(zhì)量管理體系·推行文件化管理·建立體系文件適用情景當將質(zhì)量管理體系實行文件化時，查看此技能。 ? 　　技能描述：質(zhì)量管理體系文件化，即要求質(zhì)量管理體系文件系統(tǒng)化、優(yōu)化、簡化和有效化，職業(yè)經(jīng)理人要開展這項工作，需做好以下幾點: ? 　　1.了解質(zhì)量管理體系文件化的概念 　　實現(xiàn)質(zhì)量管理體系文件化，就是從系統(tǒng)的觀點出發(fā)，基于企業(yè)實際，建立描述企業(yè)質(zhì)量管理全過程、各層次的文件結(jié)構(gòu)，確保各類文件的層次性及相互的協(xié)調(diào)性。同時，對文件本身要實行嚴格的管理和控制，確保需用文件的場所使用的都是現(xiàn)行有效文件。 ? 　　提醒您：實施ISO9000系列標準，編寫質(zhì)量管理體系文件時，切忌走形式主義。因為認證時不僅要看體系文件是否符合標準，更要看文件是否已經(jīng)實施，實施的證據(jù)以及實施的效果。只是為“符合“標準而拼湊的東西，是不能產(chǎn)生任何實際價值和用途的。主要領導應直接抓該項工作。若該項工作流于形式，吃了“夾生飯“，以后要糾正，將是十分困難的。若領導尚未認識清楚，就不要急看做，一旦做了，就一定要做好。 ? 　　2.了解質(zhì)量管理體系文件化的作用 　　(1)設計作用。編制體系文件時需要對原質(zhì)量管理系統(tǒng)進行重新構(gòu)思、規(guī)劃和設計。 　　(2)協(xié)調(diào)作用。編寫質(zhì)量文件，如質(zhì)量職能分配及程序文件等，特別強調(diào)各*間的接口和協(xié)調(diào)。質(zhì)量文件對一項質(zhì)量工作由誰負責，誰配合，質(zhì)量信息如何傳遞，要經(jīng)過什么手續(xù)等，都明文規(guī)定，從而避免扯皮現(xiàn)象，使各*配合默契，協(xié)調(diào)順暢，提高效率。 　　(3)固化作用。對于質(zhì)量的‘’常見病”、“多發(fā)病“等問題，要嚴格按標準作業(yè)，當經(jīng)努力使質(zhì)量狀況好轉(zhuǎn)后，要總結(jié)經(jīng)驗，將成功的做法和成果納入企業(yè)標準或其他文件中，加以固化，避免“舊病復發(fā)“。 　　(4)‘契約“作用。質(zhì)量管理體系文件化后，管理者要求操作者做什么，怎樣做，達到什么標準，都有了明確的規(guī)定。這樣在管理者和操作者之間，通過各類文件，像“契約“一樣規(guī)定了雙方的責、權、利等工作關系，使管理者和被管理者之間的工作關系明確化、簡單化。 　　(5)證明作用。建立并實施文件化的質(zhì)量管理體系后，即有憑有據(jù)，可以向用戶或第二方審核，第三方驗證提供體系本身及運行狀況的證明，容易獲得客戶的信任，認證機構(gòu)的認可。 　　(6)教材作用。各類質(zhì)量管理體系文件也是員工培訓教育的好教材。無論是新員工進入，還是老員工調(diào)換崗位，以及其他崗位培訓，質(zhì)量管理體系文件都是切合組織實際、有效的好教材. 　　(7)標尺作用.質(zhì)量管理體系文件是各項質(zhì)量工作的準則，同時，也是檢查、考核員工工作好壞的依據(jù)。 ? 　　3.了解質(zhì)量管理體系文件的層次結(jié)構(gòu) 　　其文件主要有五種類型，層次如下: 　　(1)質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(*層次)。 　　(2)質(zhì)量手冊(第二層次)，綱領性文件。 　　(3)程序文件(第三層次)，質(zhì)量手冊的支持性文件。 　　(4)工作文件(第四層次)，包括作業(yè)指導書、崗位責任書、檢驗指導書等，都是針對操作者或崗位編制的。 　　(5)質(zhì)量記錄(第五層次)，是質(zhì)量管理體系運行狀況的證明，也為產(chǎn)品追溯及質(zhì)量改進的依據(jù)。各類文件的性質(zhì)、使用，針對不同對象作用也是不同的。 ? 　　4.組織落實 　　通常建立兩個小組，一個是質(zhì)量管理體系文件編寫領導小組，一個是質(zhì)量管理體系文件編寫小組。質(zhì)量管理體系文件編寫領導小組主要負責編寫原則的確定，編寫組人員的選擇，以及質(zhì)量管理體系文件的初審和終審等。質(zhì)量管理體系文件編寫小組負責具體的文件編寫工作。一般主要由組織質(zhì)量管理*負責，另外從各個職能*各抽出一個人員，組成編寫小組。 ? 　　5.提供資源確保 　　對于質(zhì)量管理體系文件編寫所需的必要辦公條件要給予確保，包括調(diào)查研究、培訓學習、資料搜集、電腦排印等所需費用以及時間確保。尤其是各*抽調(diào)到編寫組的人員，應該在一定時間內(nèi)脫離或半脫離原有工作或給予一定的時間確保。 ? 　　6.確定質(zhì)量管理體系文件編寫基本程序 　　(1)培訓學習，理解標準。培訓方式可以在組織內(nèi)進行，也可派人參加有關培訓班。培訓學習過程中要組織討論，相互交流學習體會，力爭真正吃透標準精神。 　　(2)資料調(diào)研及組織實際情況調(diào)查。到已經(jīng)實施了ISO9000且效果好的組織中去調(diào)查研究，也可以去咨詢單位咨詢，獲取其他單位的經(jīng)驗材料及質(zhì)量文件實例，可以少走彎路。另外就是對本組織實際情況進行調(diào)查。 　　(3)擬訂計劃，分工編寫。對需要編寫的文件類別、數(shù)量、時間要求以及基本格式、編寫辦法等做出統(tǒng)一部署和規(guī)定，然后分到各個編寫者，分頭編寫。 　　(4)統(tǒng)一匯總，完成草案。由質(zhì)量管理*將各個編寫者完成的草稿，統(tǒng)一歸口匯總，并由全體編寫人員共同研究討論，形成草案。 　　(5)審核草案，試點運行。由質(zhì)量管理體系文件編寫領導小組對草案進行審核，無異議后，由領導批準下達試點運行指令。 　　(6)跟蹤運行結(jié)果，形成正式文件。試運行期間，編寫小組人員要跟蹤文件運行狀況，及時發(fā)現(xiàn)運行中出現(xiàn)的問題，組織修改文件，形成質(zhì)量管理體系的終稿。 　　(7)領導批準，正式運行。領導小組對質(zhì)量管理體系文件正式稿進行審核，無異議后，由領導批準正式實施。 　　總之，在編寫質(zhì)量體系文件之前應充分了解其概念、作用、層次，在這個基礎上，配備人員，提供資源確保，并指導編寫人員按程序編寫、發(fā)布。 　　牢記要點 　　在建立質(zhì)量管理體系文件時應牢記以下幾點: 　　從整體上把握質(zhì)量管理體系文件化的概念 　　確切了解其作用以便加以重視 　　在組織上予以落實 　　提供必需的資源 　　按照編寫基本程序編寫 　　實踐練習 ? 　　本文標題：如何建立質(zhì)量管理體系文件-廣州內(nèi)審員培訓學校 ?