一、記賬憑證的基本內(nèi)容
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為了便于系統(tǒng)地登記賬簿，保證賬簿記錄的正確性，會(huì)計(jì)主體所使用的記賬憑證無(wú)論反映何類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都必須具備以下內(nèi)容：
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（1）填制憑證單位的名稱(chēng)。
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（2）記賬憑證的名稱(chēng)。記賬憑證的名稱(chēng)隨會(huì)計(jì)主體所采用的憑證類(lèi)型不同而不同，如采用通用記賬憑證，則名稱(chēng)為記賬憑證，如采用三種格式的，則名稱(chēng)分別為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。
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（3）填制憑證的日期及憑證編號(hào)。日期是指填寫(xiě)記賬憑證的具體日期。憑證編號(hào)是指憑證的字號(hào)。字指憑證的類(lèi)型，一般有現(xiàn)收字、現(xiàn)付字、銀收字、銀付字、轉(zhuǎn)字；號(hào)指憑證的流水順序編號(hào)，如銀付字034號(hào)，表示本月第34張銀行存款收款憑證，一般每月要換一次順序號(hào)。
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（4）經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要。一般只要簡(jiǎn)明、扼要說(shuō)明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容。
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（5）會(huì)計(jì)科目（包括一級(jí)科目和明細(xì)科目）及金額。
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（6）所附原始憑證張數(shù)。
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（7）填制憑證人員、稽核人員、記賬人員、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員簽名或者蓋章。收款和付款記賬憑證還應(yīng)當(dāng)由出納人員簽名或者蓋章。
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以自制的原始憑證或者原始憑證匯總表代替記賬憑證的，也必須具備記賬憑證應(yīng)有的項(xiàng)目。
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二、記賬憑證的填制記賬憑證的填制也應(yīng)做到真實(shí)可靠、內(nèi)容完整、填寫(xiě)及時(shí)和書(shū)寫(xiě)清楚，此外在填制記賬憑證時(shí)還要遵守以下要求：
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（1）記賬憑證可以根據(jù)每一張?jiān)紤{證填制，或者根據(jù)若干張同類(lèi)原始憑證匯總填制，也可以根據(jù)原始憑證匯總表填制。但不得將不同內(nèi)容和類(lèi)別的原始憑證匯總填制在一張記賬憑證上。還要注意的是在會(huì)計(jì)主體采用三種格式的記賬憑證即收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證的情況下，不得把不同類(lèi)型的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)填制在一張記賬憑證上，即如果某一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)既涉及收款（或付款）又涉及轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)時(shí)，則必須分別填制收款憑證（付款憑證）和轉(zhuǎn)賬憑證。
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（2）必須根據(jù)有關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，正確填寫(xiě)應(yīng)借、應(yīng)貸的一級(jí)科目和明細(xì)科目，不得任意改變科目名稱(chēng)和核算內(nèi)容。使用的記賬憑證格式應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定，特別是在同一會(huì)計(jì)年度內(nèi)，不宜隨意更換，以免引起編號(hào)、裝訂、保管方面的不便與混亂。
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記賬憑證上的日期就是填制憑證的當(dāng)天日期，也可根據(jù)管理需要填寫(xiě)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的日期或月末日期。例如，報(bào)銷(xiāo)差旅費(fèi)的記賬憑證，填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)當(dāng)日的日期；現(xiàn)金收付款記賬憑證，填寫(xiě)辦理收付現(xiàn)金的日期；銀行收款憑證，一般按會(huì)計(jì)*收到銀行進(jìn)賬單或銀行回執(zhí)的戳記日期填寫(xiě)；當(dāng)實(shí)際收到的日期與銀行進(jìn)賬單上的日期相隔較遠(yuǎn)時(shí)或當(dāng)日收到上月的銀行進(jìn)賬單，則按會(huì)計(jì)*實(shí)際辦理該業(yè)務(wù)的日期填寫(xiě)；銀行付款憑證，一般以會(huì)計(jì)*開(kāi)出的銀行付款單據(jù)日期或承付日期填寫(xiě)；屬于計(jì)提和分配費(fèi)用、結(jié)轉(zhuǎn)收入成本利潤(rùn)等的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)，應(yīng)以月末日期填寫(xiě)（盡管需要到下月才能進(jìn)行填制）。
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填制記賬憑證時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)記賬憑證進(jìn)行連續(xù)編號(hào)。憑證的編號(hào)根據(jù)會(huì)計(jì)主體采用的憑證格式而有不同的編號(hào)方法，如果采用通用記賬憑證，則采用按月按順序統(tǒng)一連續(xù)編號(hào)。如果采用收款、付款、轉(zhuǎn)賬格式的記賬憑證，則將不同類(lèi)型的記賬憑證用字號(hào)加以區(qū)別，分別為收字號(hào)、付字號(hào)、轉(zhuǎn)字號(hào)。不論采用哪種編號(hào)方法，每月都要從*號(hào)編起，按順序一直編到月末，不允許出現(xiàn)漏號(hào)、重號(hào)和錯(cuò)號(hào)，并應(yīng)在每月*一張記賬憑證的編號(hào)旁加注“全”字，以便檢查憑證有無(wú)散失。另外一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要填制兩張以上記賬憑證的，可以采用分?jǐn)?shù)編號(hào)法編號(hào)。比如，一會(huì)計(jì)主體當(dāng)月發(fā)生的第六筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，需要填制三張記賬憑證，這樣通過(guò)分?jǐn)?shù)編號(hào)將這三張憑證聯(lián)系在一起。分?jǐn)?shù)編號(hào)法對(duì)于單式和復(fù)式記賬憑證都適用。
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除結(jié)賬和更正錯(cuò)誤的記賬憑證可以不附原始憑證外，其他記賬憑證必須附有原始憑證。如果一張?jiān)紤{證涉及幾張記賬憑證，可以把原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面，并在其他記賬憑證上注明附有該原始憑證的記賬憑證的編號(hào)或者附原始憑證復(fù)印件。一張?jiān)紤{證所列支出需要幾個(gè)單位共同負(fù)擔(dān)的，應(yīng)當(dāng)將其他單位負(fù)擔(dān)的部分，開(kāi)給對(duì)方原始憑證分割單，進(jìn)行結(jié)算。原始憑證分割單必須具備原始憑證的基本內(nèi)容：憑證名稱(chēng)、填制憑證日期、填制憑證單位名稱(chēng)或者填制人姓名、經(jīng)辦人的簽名或者蓋章、接受憑證單位名稱(chēng)、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價(jià)、金額和費(fèi)用分?jǐn)偳闆r等。
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如果在填制記賬憑證時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤，應(yīng)當(dāng)重新填制。已經(jīng)登記入賬的記賬憑證，在當(dāng)年內(nèi)發(fā)現(xiàn)填寫(xiě)錯(cuò)誤時(shí)，可以用紅字填寫(xiě)一張與原內(nèi)容相同的記賬憑證，在摘要欄注明“注銷(xiāo)某月某日某號(hào)憑證”字樣，同時(shí)再用藍(lán)字重新填制一張正確的記賬憑證，注明“訂正某月某日某號(hào)憑證”字樣。如果會(huì)計(jì)科目沒(méi)有錯(cuò)誤，只是金額錯(cuò)誤，也可以將正確數(shù)字與錯(cuò)誤數(shù)字之間的差額，另編一張調(diào)整的記賬憑證，調(diào)增金額用藍(lán)字，調(diào)減金額用紅字。發(fā)現(xiàn)以前年度記賬憑證有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)用藍(lán)字填制一張更正的記賬憑證。
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記賬憑證填制完經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)后，如有空行，應(yīng)當(dāng)自金額欄*一筆金額數(shù)字下的空行處至合計(jì)數(shù)上的空行處劃線注銷(xiāo)，可以劃斜線或“S”形線注銷(xiāo)。填制記賬憑證，字跡必須清晰、工整，數(shù)據(jù)填寫(xiě)要規(guī)范，其要求同原始憑證。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，對(duì)于機(jī)制記賬憑證，要認(rèn)真審核，做到會(huì)計(jì)科目使用正確，數(shù)字準(zhǔn)確無(wú)誤。打印出的機(jī)制記賬憑證要加蓋制單人員、審核人員、記賬人員及會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員印章或者簽字。
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下面主要介紹有關(guān)收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證的填制方法。收款憑證是根據(jù)有關(guān)庫(kù)存現(xiàn)金和銀行存款收款業(yè)務(wù)的原始憑證填制的，因此借方賬戶(hù)要么是庫(kù)存現(xiàn)金，要么就是銀行存款，在填制時(shí)，也就將借方賬戶(hù)寫(xiě)在憑證的左上方。與之相對(duì)應(yīng)的貸方賬戶(hù)填寫(xiě)在貸方科目欄類(lèi)，有明細(xì)科目的要填寫(xiě)明細(xì)科目。在摘要欄中填寫(xiě)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簡(jiǎn)要說(shuō)明，在賬頁(yè)欄填寫(xiě)該記賬憑證記入總賬的頁(yè)次，也可以注上“√”標(biāo)記，表示該記賬憑證已登記入賬。金額欄應(yīng)填寫(xiě)該筆庫(kù)存現(xiàn)金或銀行存款的收入金額。附件張數(shù)填寫(xiě)記賬憑證后所附的原始憑證張數(shù)。
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付款憑證是根據(jù)有關(guān)庫(kù)存現(xiàn)金和銀行存款付款業(yè)務(wù)的原始憑證填制的，因此貸方賬戶(hù)要么是庫(kù)存現(xiàn)金，要么就是銀行存款，在填制時(shí)，也就將貸方賬戶(hù)寫(xiě)在憑證的左上方。其他的填制方法與收款憑證相同。要注意的是對(duì)于庫(kù)存現(xiàn)金和銀行存款之間相互劃轉(zhuǎn)的業(yè)務(wù)，為避免在登記賬簿時(shí)出現(xiàn)重復(fù)登賬，就只能填制一張記賬憑證，一般的慣例是按減少方填制付款憑證，而不填收款憑證。例如，將庫(kù)存現(xiàn)金存入銀行，就按貸方賬戶(hù)“庫(kù)存現(xiàn)金”填制付款憑證；同樣，從銀行提取現(xiàn)金，就按貸方賬戶(hù)“銀行存款”填制付款憑證。轉(zhuǎn)賬憑證，是根據(jù)不涉及現(xiàn)金和銀行存款的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的原始憑證填制的。其會(huì)計(jì)科目欄分別填寫(xiě)借方賬戶(hù)和貸方賬戶(hù)，并且借方賬戶(hù)填寫(xiě)在上。借、貸方應(yīng)記的金額分別填在借、貸方金額欄內(nèi)，并且借方金額欄合計(jì)數(shù)與貸方金額欄合計(jì)數(shù)應(yīng)相等。通用記賬憑證的填制方法與轉(zhuǎn)賬憑證的填制方法相同。
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三、記賬憑證的審核
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記賬憑證是登記賬簿的依據(jù)，為了保證賬簿記錄的正確性，在記賬前必須對(duì)已編制的記賬憑證進(jìn)行認(rèn)真嚴(yán)格的審核，沒(méi)有經(jīng)過(guò)和通過(guò)審核的記賬憑證，不能登記入賬。記賬憑證的審核內(nèi)容主要包括以下三個(gè)方面：
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（1）記賬憑證是否附有合法的原始憑證，記賬憑證的內(nèi)容、金額與所附的原始憑證是否相符；
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（2）記賬憑證中的應(yīng)借應(yīng)貸賬戶(hù)名稱(chēng)和對(duì)應(yīng)關(guān)系及相關(guān)金額計(jì)算是否正確；
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（3）記賬憑證中應(yīng)填寫(xiě)的各項(xiàng)內(nèi)容是否填寫(xiě)齊全，有關(guān)人員是否都已簽章。
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在審核過(guò)程中，如果發(fā)現(xiàn)記賬憑證有錯(cuò)誤，會(huì)計(jì)人員應(yīng)及時(shí)更正。只有經(jīng)審核無(wú)誤后的記賬憑證才據(jù)以登記賬簿。
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