績(jī)效面談中應(yīng)注意什么？主管人員在與員工的績(jī)效面談中起到主導(dǎo)的作用。主管人員的表現(xiàn)直接影響到績(jī)效面談的效果以及整個(gè)績(jī)效管理體系實(shí)施的效果。在績(jī)效面談中，主管人員應(yīng)該注意以下幾個(gè)方面的問(wèn)題。
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1.建立和維護(hù)彼此的信任
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彼此信任與彼此不信任兩種面談氣氛會(huì)導(dǎo)致截然不同的面談效果。由于主管在職位上高于員工，容易使員工在面談時(shí)產(chǎn)生不平等的感覺(jué)。作為面談活動(dòng)主導(dǎo)者的主管必須想辦法消除員工的不平等感覺(jué)，解除員工的防御心理，建立一種彼此信任的、輕松的談話氛圍。
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如何營(yíng)造一個(gè)彼此信任的面談氛圍呢？除了前面講的選擇合適的面談時(shí)間和地點(diǎn)以外，主管人員還可以通過(guò)說(shuō)話方式、語(yǔ)調(diào)、肢體動(dòng)作等讓員工感覺(jué)到自己的真誠(chéng)。要鼓勵(lì)員工自由發(fā)表自己的看法，必要時(shí)來(lái)一杯熱水或是咖啡，將有助于緩和情緒，制造良好的氣氛。在面談開(kāi)始時(shí)，花幾分鐘做應(yīng)酬式的交談對(duì)于緩解緊張氣氛是很有幫助的。當(dāng)說(shuō)到員工績(jī)效時(shí)，以表?yè)P(yáng)和稱贊的語(yǔ)言打開(kāi)局面，對(duì)于營(yíng)造相互信任的面談氣氛也很有必要。
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2.清楚地說(shuō)明面談的目的
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員工清楚面談的目的，會(huì)更加理解和配合主管，使雙方緊緊圍繞面談目的展開(kāi)溝通，從而提高面談的效率。因此，主管必須在面談開(kāi)始就向員工清楚地說(shuō)明面談的目的。這樣，當(dāng)在面談過(guò)程中一方表達(dá)的方向偏離了面談目的時(shí)，另一方就可以重申這次面談的目的，將對(duì)方拉回到正確的軌道上來(lái)。主管向員工闡述面談目的時(shí)可以選擇使用較積極的字眼。例如，“今天面談的目的是希望我們能一起討論一下你的工作成效，并希望彼此能有一致的看法，肯定你的優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)，找出有待改進(jìn)的地方。緊接著我們要談?wù)勀愕奈磥?lái)以及如何合作從而達(dá)到目標(biāo)”。這樣就會(huì)消除員工對(duì)這次面談的疑慮。
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3.鼓勵(lì)員工多說(shuō)話
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績(jī)效面談是一種雙向溝通的過(guò)程，切忌變成主管單方面的訓(xùn)導(dǎo)，這是每一個(gè)主管人員都應(yīng)牢記的一條原則。在平時(shí)工作的時(shí)候，可能主管人員對(duì)下屬發(fā)出指令的時(shí)候比較多，而下屬人員可能沒(méi)有太多的機(jī)會(huì)表達(dá)自己的觀點(diǎn)，發(fā)號(hào)施令的主管很難實(shí)現(xiàn)從上司到“幫助者”、“伙伴”的角色轉(zhuǎn)換。但一定要借助績(jī)效面談的機(jī)會(huì)讓下屬把自己真實(shí)的想法說(shuō)出來(lái)，才能有效地了解下屬的問(wèn)題和期望。在績(jī)效面談時(shí)，可能有些下屬會(huì)非常積極地發(fā)表意見(jiàn)，但有些下屬卻因?yàn)閮?nèi)向或畏懼而不敢說(shuō)話。這就需要主管通過(guò)一定的提問(wèn)技巧，鼓勵(lì)他們把心里的話說(shuō)出來(lái)。
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4.用心傾聽(tīng)
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主管要學(xué)會(huì)做一個(gè)傾聽(tīng)者，通過(guò)傾聽(tīng)了解員工的觀點(diǎn)和感受。當(dāng)聽(tīng)到下屬與自己不一致的觀點(diǎn)時(shí)，不要急于反駁，要準(zhǔn)確理解員工反饋的所有信息，在綜合分析的基礎(chǔ)上做出最貼切的反應(yīng)。用心傾聽(tīng)員工的心聲本身就是對(duì)員工的鼓勵(lì)，因?yàn)閮A聽(tīng)表示對(duì)員工的尊重和愛(ài)護(hù)，有助于獲得員工的信任和好感。
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5.適當(dāng)做記錄
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人們依靠自己的大腦記住的信息往往是有限的，因此應(yīng)該借助一些記錄手段。有的主管人員面談時(shí)不做記錄，過(guò)了一段時(shí)間后，對(duì)面談情況的記憶往往會(huì)所剩無(wú)幾。因此，主管人員要適時(shí)地做好面談?dòng)涗?，以備以后查閱?
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6.避免對(duì)立與沖突
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由于在面談的過(guò)程中雙方可能會(huì)有不同的見(jiàn)解，因此出現(xiàn)爭(zhēng)論的場(chǎng)面也是不可避免的。作為主管人員應(yīng)該盡量避免激烈的對(duì)立和沖突的出現(xiàn)。主管人員切忌用領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威對(duì)下屬進(jìn)行壓制，否則將破壞雙方對(duì)立起來(lái)的互信關(guān)系，使面談陷入僵局。正確的做法是，主管人員應(yīng)就存在不同見(jiàn)解的問(wèn)題向員工解釋清楚原則和事實(shí)，爭(zhēng)取員工的理解，同時(shí)也多站在員工的角度，設(shè)身處地地為員工著想。對(duì)于已證明自己錯(cuò)誤的觀點(diǎn)，主管人員不要怕失面子，要勇于當(dāng)面承認(rèn)，只有這樣才能贏得員工信任，達(dá)到雙贏的結(jié)果。
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7.重在績(jī)效，而不是性格
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在績(jī)效面談中雙方應(yīng)該討論的是工作績(jī)效，即工作中的一些事實(shí)表現(xiàn)，而不是討論員工個(gè)人的性格。只有當(dāng)某些性格對(duì)員工績(jī)效會(huì)產(chǎn)生影響時(shí)，才應(yīng)該指出來(lái)，但員工性格不應(yīng)成為評(píng)估績(jī)效的依據(jù)，更不能借此進(jìn)行人身攻擊。
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8.優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)并重
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那些認(rèn)為績(jī)效面談就是如何把員工在績(jī)效完成過(guò)程中的不足之處告訴員工并幫助他改正的觀點(diǎn)是極其片面的。員工的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)都是在績(jī)效面談中應(yīng)該找出來(lái)的，不能只重視一個(gè)方面而忽視另一方面，不能由于一個(gè)員工績(jī)效很好、優(yōu)點(diǎn)很多就可以掩蓋他的缺點(diǎn)，也不能由于一個(gè)員工有比較明顯的缺點(diǎn)就抹殺他的優(yōu)點(diǎn)。
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9.診斷與輔導(dǎo)并重
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績(jī)效面談的目的不是為了對(duì)那些沒(méi)有完成績(jī)效目標(biāo)的員工進(jìn)行批評(píng)和懲罰，而是為了幫助他們找到績(jī)效不達(dá)標(biāo)的原因，并想辦法克服這些影響績(jī)效的障礙，幫助員工在下一績(jī)效周期中提升績(jī)效。因此，績(jī)效面談不僅談?wù)撨^(guò)去，更要談未來(lái)發(fā)展。
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10.以積極的方式結(jié)束面談
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能留下愉快回憶的面談是十分成功的面談。為此，除了在面談中要讓員工暢所欲言以外，主管要盡量采取積極的、令人振奮的結(jié)束方式，讓員工在離開(kāi)時(shí)滿懷積極的意念，而不是想著消極的一面心懷不滿。在結(jié)束時(shí)，主管可以握著員工的手，或拍拍員工的肩，語(yǔ)氣和藹而誠(chéng)懇地說(shuō)：“辛苦了，回去工作吧?！被蛉纾骸靶⊥?，感謝你建設(shè)性的態(tài)度，相信通過(guò)這次談話，我們能互相幫助，在未來(lái)的工作中取得更好的成績(jī)。”此時(shí)員工應(yīng)該有這樣的感覺(jué)和表達(dá)：“謝謝您，我很高興有這么一個(gè)機(jī)會(huì)談?wù)撐业墓ぷ鞒煽?jī)和不足，現(xiàn)在我已經(jīng)知道自己的工作達(dá)到怎樣的程度，也知道以后該怎么做，而且我知道您會(huì)不斷地幫助我，我會(huì)努力的！”這樣的結(jié)束是非常令人滿意的。
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值得注意的一點(diǎn)是，有時(shí)由于種種原因?qū)е旅嬲劅o(wú)法進(jìn)行下去，即使績(jī)效目的沒(méi)有達(dá)到，也要果斷停止。比如雙方信任關(guān)系出現(xiàn)裂痕；下班的時(shí)間到了；員工已經(jīng)面帶倦容，注意力無(wú)法集中；出現(xiàn)意外急事打斷；對(duì)某個(gè)問(wèn)題有分歧；等等。在上述情況出現(xiàn)時(shí)，一般應(yīng)停止面談，另約時(shí)間進(jìn)行。
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