一、會(huì)計(jì)憑證傳遞的概念
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會(huì)計(jì)憑證的傳遞，是指會(huì)計(jì)憑證從取得或填制時(shí)起，到歸檔保管時(shí)止的整個(gè)過程中，在單位內(nèi)部各有關(guān)業(yè)務(wù)*和人員之間的傳遞程序和傳遞時(shí)間。因?yàn)楦鞣N會(huì)計(jì)憑證所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容不盡相同，所要辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的手續(xù)和所需時(shí)間不同，在辦理業(yè)務(wù)過程中涉及的*和人員也不同。為了使會(huì)計(jì)憑證能夠在會(huì)計(jì)核算中更好地發(fā)揮作用，使經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)得到及時(shí)處理，使有關(guān)業(yè)務(wù)*和人員組織起來(lái)，分工協(xié)作，從而使會(huì)計(jì)核算正常、有序地進(jìn)行，有必要為會(huì)計(jì)憑證規(guī)定一個(gè)科學(xué)、合理的傳遞程序和傳遞時(shí)間。
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二、會(huì)計(jì)憑證傳遞的內(nèi)容
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會(huì)計(jì)憑證的傳遞主要包括憑證的傳遞路線、傳遞時(shí)間和傳遞手續(xù)三個(gè)方面的內(nèi)容。
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（一）確定憑證的傳遞路線
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各單位應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員分工情況以及經(jīng)營(yíng)管理上的需要，明確規(guī)定會(huì)計(jì)憑證的聯(lián)次及其流程。既要使會(huì)計(jì)憑證經(jīng)過必要的環(huán)節(jié)進(jìn)行審核和處理，又要避免會(huì)計(jì)憑證在不必要的環(huán)節(jié)停留，從而保證會(huì)計(jì)憑證沿著簡(jiǎn)捷、合理的路線傳遞，使經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有序、協(xié)調(diào)地運(yùn)轉(zhuǎn)。
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（二）規(guī)定憑證的傳遞時(shí)間
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會(huì)計(jì)憑證的傳遞時(shí)間，是指各種憑證在各經(jīng)辦*、環(huán)節(jié)所停留的最長(zhǎng)時(shí)間。它應(yīng)考慮各*和有關(guān)人員，在正常情況下辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所需時(shí)間來(lái)合理確定，恰當(dāng)?shù)匾?guī)定憑證在各環(huán)節(jié)的停留時(shí)間和交接時(shí)間。明確會(huì)計(jì)憑證的傳遞時(shí)間，能防止拖延處理和積壓憑證，保證會(huì)計(jì)工作的正常秩序，提高工作效率。一切會(huì)計(jì)憑證的傳遞和處理，都應(yīng)在報(bào)告期內(nèi)完成，否則，將會(huì)影響會(huì)計(jì)核算的及時(shí)性。
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（三）制定會(huì)計(jì)憑證傳遞過程中的銜接手續(xù)
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為了防止憑證在傳遞過程中出現(xiàn)遺失、毀損或其他意外情況，憑證在傳遞過程中，應(yīng)建立憑證的交接簽收制度，憑證的收發(fā)、交接都按一定的手續(xù)和制度辦理，以保證會(huì)計(jì)憑證的安全和完整。會(huì)計(jì)憑證的傳遞，是會(huì)計(jì)工作的一個(gè)重要組成部分，由于各種會(huì)計(jì)憑證所記載的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容不同，所涉及的*和人員不同，企業(yè)管理的要求也不同，因此，各單位應(yīng)根據(jù)自身的具體情況，企業(yè)內(nèi)部應(yīng)制定出一套合理的會(huì)計(jì)憑證傳遞制度，以便更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)憑證的作用，使憑證傳遞的整個(gè)過程環(huán)環(huán)相扣，從而加速經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理進(jìn)程，保證會(huì)計(jì)*迅速及時(shí)地取得和處理會(huì)計(jì)憑證，提高各項(xiàng)工作效率，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)監(jiān)督作用。會(huì)計(jì)憑證的傳遞線路、傳遞時(shí)間和傳遞手續(xù)，還應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況的變化及時(shí)加以修改，以確保會(huì)計(jì)憑證傳遞的科學(xué)化、制度化。
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三、會(huì)計(jì)憑證的保管
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會(huì)計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面文件，又是登記賬簿的依據(jù)，因而，它是重要的會(huì)計(jì)檔案。任何企業(yè)在完成經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)手續(xù)和記賬之后，必須按規(guī)定建立立卷歸檔制度，形成會(huì)計(jì)資料檔案，妥善保管。會(huì)計(jì)憑證保管的具體方法和要求如下。
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1．按類別檢查編號(hào)
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?會(huì)計(jì)憑證在記賬后，應(yīng)定期進(jìn)行分類整理，并將各種記賬憑證分類后按照編號(hào)順序，連同所附原始憑證折疊整齊后進(jìn)行整理，檢查有無(wú)缺號(hào)、重復(fù)編號(hào)情況，記賬憑證所附原始憑證是否齊全。
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2．裝訂成冊(cè)
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會(huì)計(jì)憑證檢查整理后，應(yīng)加具封面、封底，裝訂成冊(cè)，在裝訂線上加貼封簽。在封面上應(yīng)寫明單位名稱、年、月份、憑證和起訖日期，以及記賬憑證的種類、起訖號(hào)碼，記賬憑證和原始憑證的張數(shù)，并在封面上，還應(yīng)加蓋財(cái)會(huì)*負(fù)責(zé)人、裝訂人等的印章，以便明確責(zé)任。
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3．其他重要資料的保管
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對(duì)于與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)有關(guān)的重要的合同、會(huì)議決議等文件資料，以及各種需要隨時(shí)查閱和退回的單據(jù)，應(yīng)另編目錄，單獨(dú)登記保管，并在有關(guān)記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號(hào)。如果某些記賬憑證的原始憑證張數(shù)過多，如分次領(lǐng)用材料的材料領(lǐng)料單，可以單獨(dú)裝訂保管，并在封面上注明所屬記賬憑證的日期、編號(hào)和種類，同時(shí)在相應(yīng)的記賬憑證上注明“附件另存”和原始憑證的名稱、編號(hào)，以便查對(duì)。
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4．歸檔
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年度結(jié)束后，裝訂好的會(huì)計(jì)憑證應(yīng)登記歸檔，移交檔案*或?qū)ｉT的檔案管理人員。
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5．會(huì)計(jì)憑證的調(diào)用
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原始憑證不得外借，其他單位因特殊原因需要借閱原始憑證時(shí)，必須經(jīng)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)，必要時(shí)，可以提供復(fù)印件。向外單位提供原始憑證復(fù)印件時(shí)，應(yīng)專設(shè)登記簿，經(jīng)辦人員和收取人員要共同簽名蓋章。
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6．會(huì)計(jì)憑證遺失的處理
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從外單位取得的原始憑證如有遺失，應(yīng)取得原開出單位蓋有公章的證明，并注明原來(lái)憑證的號(hào)碼、金額和內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。如果確實(shí)無(wú)法取得證明的，應(yīng)由當(dāng)事人寫出詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能作為原始憑證。
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7．會(huì)計(jì)憑證的保管期限和銷毀手續(xù)
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對(duì)一般的會(huì)計(jì)憑證應(yīng)分別規(guī)定保管期限，對(duì)重要的會(huì)計(jì)憑證，必須長(zhǎng)期保管。未規(guī)定保管期限的會(huì)計(jì)憑證，任何人不得隨意銷毀。對(duì)保管期限滿需要銷毀的會(huì)計(jì)憑證，必須開列清單，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)審核，報(bào)上級(jí)主管*批準(zhǔn)后，由財(cái)會(huì)*和檔案*協(xié)同銷毀，并在銷毀清單上簽章，以便明確責(zé)任?！稌?huì)計(jì)法》規(guī)定，對(duì)隱匿或者故意銷毀依法應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)憑證，或授意、指使、強(qiáng)令會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員及其他人員隱匿、故意銷毀依法應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。
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