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Word、Excel、PowerPoint、Access等組件之間的內(nèi)容可以互相調(diào)用,互相鏈接,或利用復(fù)制粘貼功能使所有數(shù)據(jù)資源共享, 當(dāng)然,我們也可以將這些組件結(jié)合在一起使用,以便使字處理、電子數(shù)據(jù)表、演示文稿、數(shù)據(jù)庫(kù)、時(shí)間表、出版物,以及 Internet 通訊結(jié)合起來(lái),從而創(chuàng)建適用于不同場(chǎng)合的專業(yè)的、生動(dòng)的、直觀的文檔。

辦公軟件的作用主要集中在三點(diǎn)上,其一是提升企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理能力;其二是降低崗位工作的難度;其三是提升企業(yè)管理者的決策能力,當(dāng)然,隨著物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和人工智能相關(guān)技術(shù)的逐漸應(yīng)用,智能化辦公概念也逐漸得到了更多人的關(guān)注,辦公軟件的傳統(tǒng)功能邊界也在不斷得到拓展,相信在產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)階段,辦公軟件的作用將進(jìn)一步得到提升。

辦公軟件一個(gè)重要的作用就是降低崗位工作難度,所以從這個(gè)角度來(lái)看,學(xué)習(xí)使用辦公軟件并不會(huì)有較大的難度,辦公軟件之所以能夠降低崗位工作難度,主要從三個(gè)方面入手,其一是規(guī)范化工作流程,清晰嚴(yán)格的流程是工作效率的重要因素;其二是提升資源整合能力,資源整合能力的提升將在很大程度上降低工作難度,崗位級(jí)別越高則資源整合能力越強(qiáng);其三是提升溝通效率,職場(chǎng)中很大一部分工作內(nèi)容就是溝通,高效的溝通是提升工作效率并降低工作難度的重要手段,所以,學(xué)習(xí)辦公軟件應(yīng)該從這三個(gè)方面進(jìn)行展開(kāi)。

學(xué)習(xí)辦公軟件的步就是通過(guò)辦公軟件的應(yīng)用來(lái)熟悉崗位工作流程,通常辦公軟件本身就是一個(gè)"工作流",不同崗位要面對(duì)不同的任務(wù),只要按照操作要求進(jìn)行操作就可以了,對(duì)于大部分初級(jí)崗位來(lái)說(shuō),學(xué)習(xí)辦公軟件的重點(diǎn)就在于此,而且這些基本的軟件操作并沒(méi)有較大的學(xué)習(xí)難度,往往在很短的時(shí)間內(nèi)就能掌握。