對(duì)于我們的秘書(shū)的工作能力來(lái)說(shuō)。組織能力也是秘書(shū)應(yīng)當(dāng)具備的能力之一,她要為各種會(huì)議和活動(dòng)作計(jì)劃,并落實(shí)安排。同時(shí),她還需要應(yīng)付一大堆的工作日記、計(jì)劃表、文件和電子檔案。所以在這方面來(lái)看秘書(shū)做起來(lái)也是挺辛苦的。
一、電話鈴響兩遍就接,不要拖時(shí)間。拿起呼筒*句話先說(shuō)“您好”。如果電話鈴響過(guò)四遍后,拿起聽(tīng)筒應(yīng)向?qū)Ψ秸f(shuō):“對(duì)不起,讓您久等了”,這是禮貌的表示,可消除久等心情的不快。如果電話內(nèi)容比較重要,應(yīng)做好電話記錄,包括單位名稱(chēng)、來(lái)電話人姓名、談話內(nèi)容,通話日期、時(shí)期和對(duì)方電話號(hào)碼等。
二、電話的開(kāi)頭語(yǔ)會(huì)直接影響顧客對(duì)你的態(tài)度、看法。通電話時(shí)要注意盡量使用禮貌用詞,如“您好”、“請(qǐng)”、“謝謝”、“麻煩您”等等。打電話時(shí),姿勢(shì)要端正,說(shuō)話態(tài)度要和藹,語(yǔ)言要清晰,即不裝腔作勢(shì),也不嬌聲嬌氣。這樣說(shuō)出的話哪怕只是簡(jiǎn)單的問(wèn)候,也會(huì)給對(duì)方留下好印象。 只要臉上帶著微笑,自然會(huì)把這種美好的、明朗的表情傳給對(duì)方。特別是早上*次打電話,雙方彼此親切悅耳的招呼聲,會(huì)使人心情開(kāi)朗,也會(huì)給人留下有禮貌的印象。電話接通后,主動(dòng)問(wèn)好,并問(wèn)明對(duì)方單位或姓名,得到肯定答復(fù)后報(bào)上自己的單位、姓名。不要讓接話人猜自己是誰(shuí)(尤其是長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)見(jiàn)的朋友、同事),以使對(duì)方感到為難。
三、打電話時(shí),應(yīng)禮貌地詢(xún)問(wèn):“現(xiàn)在說(shuō)話方便嗎”?要考慮對(duì)方的時(shí)間。一般往家中打電話,以晚餐以后或休息日下午為好,往辦公室打電話,以上午十點(diǎn)左右或下午上班以后為好,因?yàn)檫@些時(shí)間比較空閑,適宜談生意。
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