六個(gè)應(yīng)用技巧
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會(huì)計(jì)電算化是以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)事物的簡(jiǎn)稱(chēng)。下面就會(huì)計(jì)電算化的特點(diǎn)說(shuō)下會(huì)計(jì)電算化的6個(gè)應(yīng)用技巧。
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首先重申一下會(huì)計(jì)電算化的特點(diǎn)：具有運(yùn)算速度快、存儲(chǔ)容量大、高度數(shù)據(jù)共享、檢索查詢(xún)速度快捷、制作報(bào)表容易等特點(diǎn)。它的使用,可以節(jié)約大量人力、物力和時(shí)間。
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一、建帳中的技巧
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(一)代碼設(shè)置
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會(huì)計(jì)軟件中大量應(yīng)用代碼,如會(huì)計(jì)科目代碼。代碼系統(tǒng)的好壞,將直接影響整個(gè)系統(tǒng)的質(zhì)量、實(shí)用性和生命力。在代碼設(shè)計(jì)與優(yōu)化的過(guò)程中,一般應(yīng)該遵循以下幾項(xiàng)原則：
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1.惟一確定性:每一個(gè)代碼都惟一地表示一個(gè)實(shí)體。
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2.可擴(kuò)充性:代碼結(jié)構(gòu)應(yīng)能適應(yīng)系統(tǒng)的發(fā)展和變化,當(dāng)實(shí)體的集合不斷增加擴(kuò)大時(shí),應(yīng)可直接利用原代碼加以擴(kuò)充,而不需要重新設(shè)計(jì)代碼系統(tǒng)。
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3.易識(shí)別性:代碼既要便于人們?cè)谑褂脮r(shí)容易識(shí)別和記憶,又要便于計(jì)算機(jī)對(duì)其進(jìn)行識(shí)別和處理。盡量避免一些易混淆的符號(hào),如字母O、I、Z、S、V與0、1、2、5、U等混用。
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4.簡(jiǎn)短性:在不影響代碼系統(tǒng)的容量和可擴(kuò)充性的情況下,代碼長(zhǎng)度越短越好。因?yàn)殡S著碼長(zhǎng)的增加,出錯(cuò)率也隨之增加,同時(shí)也增加了收集、存儲(chǔ)和輸出信息的負(fù)荷。
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5. 標(biāo)準(zhǔn)性:代碼設(shè)計(jì)一定要盡可能的標(biāo)準(zhǔn)化,一級(jí)總帳科目的代碼通常已在會(huì)計(jì)制度中規(guī)定,需要用戶自行確定代碼長(zhǎng)度的是二級(jí)以下明細(xì)科目。它的長(zhǎng)度確定,首先 要逐個(gè)分析總帳科目下明細(xì)科目數(shù),如“現(xiàn)金”可不設(shè)明細(xì)科目,“銀行存款”通常以開(kāi)戶帳號(hào)為明細(xì)科目,科目數(shù)一般不會(huì)上百個(gè),“短期投資”、“待攤費(fèi)用” 等下設(shè)明細(xì)科目也不會(huì)超過(guò)百個(gè),兩位的代碼長(zhǎng)度能容納99個(gè)科目,應(yīng)能滿足需要,但“應(yīng)收帳款”、“應(yīng)付帳款”等通常以客戶名和供應(yīng)商名稱(chēng)設(shè)置明細(xì)科目, 明細(xì)科目的數(shù)量不確定性較大,如果用戶的客戶和供應(yīng)商較多接近或超過(guò)100個(gè),兩位代碼就不能滿足要求,二級(jí)科目的代碼長(zhǎng)度就應(yīng)設(shè)定為三位。先按客戶所屬 地區(qū)分類(lèi),設(shè)置二級(jí)明細(xì)科目,然后再按客戶名設(shè)置三級(jí)明細(xì)科目。也就是采用順序碼,即有連續(xù)的數(shù)字所組成。例如:
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代碼對(duì)象:北京 上?！√旖颉∵|寧 黑龍江
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代碼:0102030405
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更理想的解決方案是應(yīng)用往來(lái)客戶輔助核算,因?yàn)樗捻?xiàng)目代碼與會(huì)計(jì)科目的代碼完全獨(dú)立,自成體系,與科目代碼的位數(shù)無(wú)關(guān),非常便于擴(kuò)充。
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(二)明細(xì)分類(lèi)合理
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某 些軟件在多欄明細(xì)帳中設(shè)置每頁(yè)為6個(gè)明細(xì)類(lèi)科目,打印時(shí)一頁(yè)最多只能打印6個(gè)明細(xì)。如果設(shè)置了7個(gè)明細(xì)類(lèi),例如:在編錄經(jīng)費(fèi)這個(gè)科目中設(shè)置:差旅費(fèi)、業(yè)務(wù) 招待、市內(nèi)車(chē)費(fèi)、郵費(fèi)、資料費(fèi)、電話費(fèi)、其它費(fèi)用這7個(gè)明細(xì),在打印時(shí),將前6個(gè)在一頁(yè)打印,而“其它費(fèi)用”又單獨(dú)打印一頁(yè)。即浪費(fèi)紙張、又浪費(fèi)打印時(shí) 間?？梢詫⑵饺绽锇l(fā)生費(fèi)用不是很多的郵費(fèi)與資料費(fèi)放在一起,這就方便多了。
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二、憑證輸入中的技巧
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(一)摘要輸入
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憑證摘要多為中文,輸入中會(huì)有許多常用會(huì)計(jì)詞匯,可將常用詞匯預(yù)先存儲(chǔ)起來(lái),并配以自定義的代碼,輸入憑證時(shí)調(diào)用自定義詞匯,可提高輸入速度。
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(二)科目代碼輸入
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輸 入記帳憑證時(shí)只需輸入科目代碼,操作較簡(jiǎn)單。但要求用戶輸入確定的科目代碼,而用戶對(duì)會(huì)計(jì)科目較熟悉,對(duì)科目碼卻不一定能記得準(zhǔn)確,如果用戶輸入了未經(jīng)定 義的科目代碼,軟件系統(tǒng)將提示科目不在,需重新輸入,如果用戶輸入的科目代碼并非所需,則需人工逐頁(yè)查找很費(fèi)事。事實(shí)上,許多會(huì)計(jì)軟件的科目代碼表都能模 糊快速定位,輸入此類(lèi)科目時(shí),只輸入到其上級(jí)科目的代碼,則所要查找的明細(xì)科目應(yīng)就在附近,省去多余的翻頁(yè)查找操作。再有一點(diǎn),在具體應(yīng)用中根據(jù)本單位的 實(shí)際情況,運(yùn)用自己的頭腦,讓計(jì)算機(jī)更好的為自己服務(wù),而且操作人員又能便于記憶。例如企業(yè)都有管理費(fèi)用,則設(shè)置“52101—差旅費(fèi)”,而設(shè)置營(yíng)業(yè)費(fèi)用 時(shí),就用“50301—差旅費(fèi)”、設(shè)置編錄經(jīng)費(fèi)時(shí),用“40501—差旅費(fèi)”,即用01表示差旅費(fèi)。久而久之,一些代碼就牢記在心了,節(jié)省許多時(shí)間。
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(三)金額輸入
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按照會(huì)計(jì)制度的有關(guān)規(guī)定,記帳憑證可以一借多貸,或多借一貸,在輸入完多借或多借的分錄后,輸入一貸或一借分錄的金額時(shí)可參照合計(jì)欄中的金額輸入,省去人工計(jì)算合計(jì)的麻煩。
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(四)編制會(huì)計(jì)分錄中的技巧
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1.會(huì)計(jì)分錄盡可能細(xì)。記帳憑證是帳務(wù)處理的原始資料,所有帳簿都是根據(jù)記帳憑證的分錄來(lái)登記的,分錄越詳細(xì),帳簿也越詳細(xì)。以便為日后查帳方便、快捷。
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2.沖減收入或費(fèi)用以負(fù)數(shù)反映。在輸入收入和費(fèi)用類(lèi)科目的記帳憑證時(shí),如果發(fā)生額的方向與該類(lèi)科目余額方向相反,如沖減收入或費(fèi)用,應(yīng)將金額以負(fù)數(shù)方式輸入到與該類(lèi)科目的余額相同的方向。例如:“財(cái)務(wù)費(fèi)用”,發(fā)生費(fèi)用時(shí)：
借 財(cái)務(wù)費(fèi)用
貸 銀行存款
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當(dāng)有利息入帳時(shí),則仍是這樣做分錄,只是數(shù)字用負(fù)數(shù)。而不能象手工那樣：
借 銀行存款
貸 財(cái)務(wù)費(fèi)用
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這 樣做的目的是為編制報(bào)表公式簡(jiǎn)捷,有些報(bào)表需要取某一會(huì)計(jì)期間某些科目的發(fā)生額,如損益表,損益類(lèi)科目期末結(jié)轉(zhuǎn)后沒(méi)有余額,必須用科目的發(fā)生額填報(bào)。如果 沖減費(fèi)用金額記入貸方,報(bào)表所需的期間借方發(fā)生額就不正確,還應(yīng)扣除沖減的費(fèi)用,如取借貸方發(fā)生額的差,由于貸方發(fā)生額中包括期末結(jié)轉(zhuǎn)金額,差為0,由計(jì) 算機(jī)識(shí)別自動(dòng)匯總沖減的費(fèi)用比較困難,不如在編制會(huì)計(jì)分錄時(shí)以紅字或負(fù)數(shù)反映沖減的費(fèi)用和收入。
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(五)要注意充分利用自動(dòng)轉(zhuǎn)帳憑證功能
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自 動(dòng)轉(zhuǎn)帳憑證設(shè)置雖不是一個(gè)必選項(xiàng),但利用自動(dòng)轉(zhuǎn)帳功能無(wú)疑能提供極大的便利。自動(dòng)轉(zhuǎn)帳憑證能自動(dòng)匯總指定科目的發(fā)生額或余額并自動(dòng)生成一張轉(zhuǎn)帳憑證。在使 用該功能前須進(jìn)行必要的參數(shù)設(shè)置,包括轉(zhuǎn)出科目和轉(zhuǎn)入科目,以及匯總數(shù)據(jù)的性質(zhì)(余額、發(fā)生額),注意轉(zhuǎn)出科目可設(shè)置多個(gè),但轉(zhuǎn)入科目只能設(shè)一個(gè)。且須先 結(jié)轉(zhuǎn)收入類(lèi),后結(jié)轉(zhuǎn)費(fèi)用類(lèi)。
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三、查詢(xún)時(shí)的技巧
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在組合查詢(xún)窗口,輸入關(guān)鍵字。有時(shí)它會(huì)提示“沒(méi)有滿足信息的要求”,這時(shí)不要放棄查詢(xún),看一看日期的輸入,有的軟件只默認(rèn)“2002—01—01”而不識(shí)別“2002.01.01”。
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總之,恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用軟件系統(tǒng)提供的功能,可成倍的提高工作效率,使之更好的為我們服務(wù)。
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四、打印帳簿中的技巧
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年終結(jié)帳后打印。不必每月打印帳簿。會(huì)計(jì)電算化后,輸入記帳憑證,并經(jīng)入帳、結(jié)帳,帳簿即已在電腦中形成,只要及時(shí)做好備份,數(shù)據(jù)相對(duì)安全。查帳、用帳也方便、快捷,如有需要也可單獨(dú)打印出指定科目的帳頁(yè),年終結(jié)帳后再打印出全部帳頁(yè),裝訂成帳簿。
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五、選擇記帳憑證類(lèi)型的技巧
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查 帳是會(huì)計(jì)人員日常工作的一個(gè)重要部分,會(huì)計(jì)人員可以按常見(jiàn)分類(lèi)方法分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)帳憑證。應(yīng)當(dāng)指出的是,記帳憑證分類(lèi)不是一個(gè)必選項(xiàng)目,可以 只用一種通用記帳憑證格式,即轉(zhuǎn)帳憑證。如果設(shè)置了憑證類(lèi)型,增加了一個(gè)輸入項(xiàng)目,會(huì)影響憑證的輸入速度。又因各類(lèi)憑證要各自獨(dú)立編號(hào),憑證整理保管更為 繁瑣。所以,電算化后,無(wú)須理會(huì)記帳憑證類(lèi)型設(shè)置項(xiàng)。
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六、改錯(cuò)更正技巧
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發(fā)生錯(cuò)帳,如果是當(dāng)月的未入帳記帳憑證,可直接修改,如果是已入帳甚至以前月份的記帳憑證,可沖銷(xiāo)錯(cuò)誤憑證,然后重新填制正確的記帳憑證。
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