輕松標(biāo)注Excel表格中的無效數(shù)據(jù)
 
 
   校對數(shù)據(jù)是我們在日常辦公中經(jīng)常要做的工作，對于含有大量數(shù)據(jù)的表格，如何快速找到無效的錄入數(shù)據(jù)、提高我們校對的效率是不少朋友急于想了解的，今天我教大家兩招我總結(jié)出來的心得，希望對大家有所啟發(fā)。　圖1為單位*季度的加班統(tǒng)計表，領(lǐng)導(dǎo)讓會計室小卜統(tǒng)計出來好計發(fā)加班費以調(diào)動職工的積極性，小卜花了一晚上時間終于把全廠2000多名職工的加工統(tǒng)計表搞出來了，實在累得夠嗆，再也沒有精力校對了。他讓我想想辦法能不能把超出范圍的錯誤數(shù)據(jù)快速找出來，由于單位規(guī)定，每人每月的加班時間不得超過90小時（出于職工的健康著想），我給他介紹了下面的兩種辦法:

圖1

　　1． 使用條件格式

　　選中表格中的數(shù)據(jù)區(qū)域（從C列到F列），單擊“格式”菜單中的“條件格式”命令，在彈出的“條件格式”的對話框的“條件1”列表中選擇“公式”，在其右側(cè)的文本框中輸入公式“=or (c1<0,c1>90)”（如圖2），單擊“格式”按鈕，此時彈出 “單元格格式”對話框，切換到“字體”選項卡，將文字“顏色”選擇為“紅色”，完成設(shè)置后依次單擊“確定”按鈕返回到數(shù)據(jù)表格中，瀏覽一下表格，是不是看到超出范圍的數(shù)字已經(jīng)被標(biāo)注了紅顏色，這樣改起來就方便多了。

圖22． 利用數(shù)據(jù)有效性圈釋無效數(shù)據(jù)

　　一般情況下，在錄入數(shù)據(jù)之前設(shè)置數(shù)據(jù)的有效性可避免錄入超出指定范圍的非常規(guī)數(shù)據(jù)，但數(shù)據(jù)錄入完成后設(shè)置數(shù)據(jù)的有效性有什么作用呢？通過下面的介紹大家就會明白了。

　　選中表格中需要設(shè)置有效性的數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令，彈出“數(shù)據(jù)有效性”對話框，切換到“設(shè)置”選項卡，按圖3所示進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置，單擊“確定”按鈕返回數(shù)據(jù)表中（此時表格的數(shù)據(jù)中看不到有什么變化）。

圖3

　　右擊工具欄打開“公式審核”工具欄，單擊工具欄中的“圈釋無效數(shù)據(jù)”按鈕，此時我們會發(fā)現(xiàn)表格中的無效數(shù)據(jù)都被清清楚楚地標(biāo)注出來了（如圖4）。

圖4

　　Cico提示:以上兩種方法都可以輕松地標(biāo)注表格中的無效數(shù)據(jù)，這些無效數(shù)據(jù)只要修改到指定的范圍內(nèi)，標(biāo)注就會同時被取消，不會影響數(shù)據(jù)的分析和打印。